Privacyverklaring ZorgMakers B.V.

1.1 Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door ZorgMakers B.V. (hierna: “ZorgMakers”), statutair gevestigd te Amsterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42098891.

1.2 ZorgMakers is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) voor de verwerkingen die in deze privacyverklaring worden beschreven.

1.3 Deze privacyverklaring geldt voor kandidaten, zelfstandig professionals (zzp’ers), opdrachtgevers, contactpersonen van opdrachtgevers, referenten, websitebezoekers en overige zakelijke relaties van ZorgMakers.

2.1 Kandidaten en zelfstandig professionals

Afhankelijk van de aanmelding, vacature of opdracht kan ZorgMakers de volgende gegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• adresgegevens;
• telefoonnummer en e-mailadres;
• geboortedatum;
• curriculum vitae;
• werkervaring, opleidingen, diploma’s en certificaten;
• BIG-, SKJ- of andere relevante beroepsregistraties;
• beschikbaarheid;
• salaris- of tariefindicatie;
• gegevens die nodig zijn om de identiteit en gerechtigdheid tot het verrichten van werkzaamheden te controleren;
• informatie over de aanwezigheid en geldigheid van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG), voor zover relevant voor een functie of opdracht;
• referenties en gegevens van referenten, uitsluitend nadat de kandidaat daarvoor toestemming heeft gegeven;
• notities uit kennismakings-, intake-, selectie- en evaluatiegesprekken;
• een LinkedIn-profiel of andere openbaar beschikbare professionele informatie;
• correspondentie met ZorgMakers;
• overige relevante gegevens die de betrokkene zelf verstrekt.

ZorgMakers maakt of bewaart niet standaard een kopie van een identiteitsdocument of VOG. Een identiteitsdocument wordt uitsluitend gecontroleerd en een kopie wordt alleen verwerkt wanneer daarvoor een concrete wettelijke noodzaak bestaat. ZorgMakers verwerkt het burgerservicenummer (BSN) niet, tenzij dit op grond van een wettelijke verplichting noodzakelijk en toegestaan is.

2.2 Opdrachtgevers en zakelijke relaties

Van opdrachtgevers, contactpersonen en overige zakelijke relaties kan ZorgMakers de volgende gegevens verwerken:

• naam en functie;
• bedrijfsnaam;
• zakelijke contactgegevens;
• gegevens over vacatures, opdrachten en samenwerkingsafspraken;
• correspondentie en gespreksnotities;
• factuur- en betalingsgegevens;
• overige gegevens die nodig zijn voor de zakelijke relatie of uitvoering van een overeenkomst.

2.3 Referenten

Wanneer met toestemming van een kandidaat een referentie wordt opgevraagd, kan ZorgMakers de naam, functie, organisatie, contactgegevens en de verstrekte referentie verwerken.

2.4 Websitebezoekers

Bij gebruik van de website kunnen technisch noodzakelijke gegevens worden verwerkt, zoals:

• IP-adres;
• browsertype en apparaatgegevens;
• datum en tijd van het bezoek;
• technisch noodzakelijke cookiegegevens.

ZorgMakers gebruikt op dit moment uitsluitend cookies die noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van de website. ZorgMakers gebruikt geen analytische of marketingcookies.

2.5 Bijzondere persoonsgegevens

ZorgMakers vraagt niet om medische gegevens, gegevens over ras of etnische afkomst, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, seksuele gerichtheid of andere bijzondere persoonsgegevens.

ZorgMakers verzoekt betrokkenen dergelijke informatie niet in een cv, motivatie of andere correspondentie op te nemen. Als deze gegevens toch ongevraagd worden verstrekt en niet noodzakelijk zijn, worden zij verwijderd voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is.

3.1 ZorgMakers kan persoonsgegevens verkrijgen:

• rechtstreeks van de betrokkene, bijvoorbeeld via een sollicitatie, inschrijving, e-mail, telefonisch contact of een gesprek;
• via het contactformulier op de website;
• via openbaar toegankelijke professionele bronnen, zoals LinkedIn;
• via een opdrachtgever die een kandidaat of contactpersoon aandraagt;
• via een referral of zakelijke aanbeveling;
• via een referent die met toestemming van de kandidaat wordt benaderd;
• tijdens kennismakings-, intake-, selectie- of evaluatiegesprekken.

3.2 Wanneer ZorgMakers persoonsgegevens niet rechtstreeks van de betrokkene verkrijgt, informeert ZorgMakers de betrokkene daarover binnen de termijn die de AVG voorschrijft, tenzij een wettelijke uitzondering van toepassing is.

3.3 ZorgMakers verwerkt uit openbare professionele bronnen alleen gegevens die relevant zijn voor recruitment, selectie of bemiddeling.

ZorgMakers verwerkt persoonsgegevens uitsluitend als daarvoor een doel en een geldige grondslag bestaan.

4.1 Recruitment, selectie en bemiddeling

ZorgMakers verwerkt gegevens om:

• kandidaten en zelfstandig professionals te registreren en te beoordelen;
• geschiktheid voor vacatures of opdrachten te onderzoeken;
• gesprekken en selectieprocedures uit te voeren;
• kandidaten te koppelen aan passende opdrachtgevers;
• referenties op te vragen;
• diploma’s, beroepsregistraties, VOG en identiteit te controleren;
• kandidaten te begeleiden tijdens een sollicitatie- of bemiddelingstraject.

De grondslag hiervoor is het nemen van maatregelen op verzoek van de betrokkene voorafgaand aan een overeenkomst, de uitvoering van een overeenkomst en, waar van toepassing, het gerechtvaardigd belang van ZorgMakers om haar recruitment- en bemiddelingsdienstverlening zorgvuldig uit te voeren.

4.2 Voorstellen aan opdrachtgevers

ZorgMakers verstrekt een cv, profiel of andere herleidbare informatie van een kandidaat niet aan een opdrachtgever zonder dat de kandidaat vooraf weet aan welke opdrachtgever en voor welke vacature of opdracht de gegevens worden verstrekt en daarmee heeft ingestemd.

De grondslag voor deze verstrekking is toestemming van de kandidaat en/of het op verzoek van de kandidaat nemen van stappen voorafgaand aan een mogelijke overeenkomst.

Een kandidaat kan een gegeven toestemming altijd intrekken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht.

4.3 Uitvoering van overeenkomsten en administratie

ZorgMakers verwerkt persoonsgegevens voor:

• het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten;
• het onderhouden van contact over vacatures, opdrachten en plaatsingen;
• administratie, facturatie en debiteurenbeheer;
• het nakomen van contractuele verplichtingen;
• het afhandelen van klachten, geschillen en juridische aanspraken.

De grondslag is de uitvoering van een overeenkomst, het voldoen aan wettelijke verplichtingen en/of het gerechtvaardigd belang van ZorgMakers bij een deugdelijke bedrijfsvoering en de bescherming van haar rechtspositie.

4.4 Nieuwsbrieven en vacature-updates

ZorgMakers verstuurt nieuwsbrieven en algemene vacature- of opdrachtupdates per e-mail uitsluitend wanneer de ontvanger daarvoor toestemming heeft gegeven, tenzij de wet toestaat dat een bericht zonder afzonderlijke toestemming wordt verzonden.

Iedere ontvanger kan zich op ieder moment kosteloos afmelden via de afmeldmogelijkheid in het bericht of door een e-mail te sturen naar info@dezorgmakers.com.

4.5 Wettelijke verplichtingen

ZorgMakers kan gegevens verwerken om te voldoen aan fiscale, administratieve of andere wettelijke verplichtingen. De grondslag is het voldoen aan een wettelijke verplichting.

4.6 Kwaliteit, beveiliging en gerechtvaardigde belangen

ZorgMakers kan gegevens verwerken om:

• haar dienstverlening en werkprocessen te evalueren en verbeteren;
• systemen, website en gegevens te beveiligen;
• fraude, misbruik en beveiligingsincidenten te voorkomen of onderzoeken;
• klachten en geschillen te behandelen;
• haar rechten en die van kandidaten, opdrachtgevers en andere betrokkenen te beschermen.

De grondslag is het gerechtvaardigd belang van ZorgMakers. Daarbij weegt ZorgMakers haar belang af tegen de belangen, grondrechten en privacy van de betrokkene.

5.1 Een betrokkene is niet verplicht persoonsgegevens aan ZorgMakers te verstrekken, tenzij dit uit de wet of een overeenkomst voortvloeit.

5.2 Zonder bepaalde gegevens kan ZorgMakers mogelijk geen sollicitatie, bemiddeling, controle, plaatsing of overeenkomst uitvoeren. ZorgMakers vraagt alleen om gegevens die voor het betreffende doel noodzakelijk zijn.

6.1 ZorgMakers kan persoonsgegevens delen met:

• opdrachtgevers aan wie een kandidaat, met voorafgaande instemming, wordt voorgesteld;
• leveranciers die ZorgMakers ondersteunen bij e-mail, documentopslag, kantoorsoftware, hosting en websitebeheer;
• Microsoft, voor het gebruik van Microsoft 365 voor zakelijke e-mail en documenten;
• professionele adviseurs of dienstverleners, zoals een boekhouder, accountant, verzekeraar, jurist of incassodienstverlener, wanneer dit noodzakelijk is;
• bevoegde overheidsinstanties, toezichthouders of opsporingsdiensten wanneer ZorgMakers daartoe wettelijk verplicht is;
• andere partijen wanneer de betrokkene daarvoor toestemming heeft gegeven of wanneer een andere wettelijke grondslag bestaat.

6.2 Partijen die namens ZorgMakers persoonsgegevens verwerken, worden waar nodig door middel van een verwerkersovereenkomst verplicht om persoonsgegevens passend te beveiligen en alleen volgens de instructies van ZorgMakers te verwerken.

6.3 ZorgMakers verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.

7.1 ZorgMakers maakt gebruik van Microsoft 365. Het is mogelijk dat leveranciers persoonsgegevens verwerken vanuit of doorgeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

7.2 Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgt ZorgMakers ervoor dat daarvoor een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen bestaan, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen.

7.3 Een betrokkene kan via info@dezorgmakers.com meer informatie vragen over de waarborgen die op een specifieke doorgifte van toepassing zijn.

8.1 ZorgMakers bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een gerechtvaardigde juridische noodzaak een langere termijn vereist.

8.2 Voor sollicitanten die niet worden geplaatst of aangenomen, verwijdert ZorgMakers de sollicitatiegegevens uiterlijk vier weken na beëindiging van de sollicitatie- of selectieprocedure.

8.3 Met uitdrukkelijke toestemming van de kandidaat kan ZorgMakers sollicitatie- en profielgegevens maximaal één jaar na beëindiging van de procedure bewaren om de kandidaat te benaderen voor toekomstige passende vacatures of opdrachten. Na dat jaar worden de gegevens verwijderd of vraagt ZorgMakers opnieuw toestemming.

8.4 Een kandidaat kan deze toestemming eerder intrekken door een e-mail te sturen naar info@dezorgmakers.com. ZorgMakers verwijdert de gegevens dan, tenzij een andere wettelijke grondslag bewaring noodzakelijk maakt.

8.5 Gegevens die onderdeel zijn van de fiscale of financiële administratie worden zeven jaar bewaard, voor zover de wettelijke fiscale bewaarplicht daarop van toepassing is.

8.6 Gegevens van opdrachtgevers, geplaatste kandidaten, zelfstandig professionals, referenten en overige zakelijke relaties worden bewaard zolang dat noodzakelijk is voor de overeenkomst, relatie, afhandeling van eventuele aanspraken of naleving van wettelijke verplichtingen. Zodra het doel en een geldige grondslag ontbreken, verwijdert of anonimiseert ZorgMakers de gegevens.

8.7 Technische gegevens en strikt noodzakelijke cookiegegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het functioneren en beveiligen van de website.

9.1 ZorgMakers neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, onrechtmatige verwerking, wijziging en openbaarmaking.

9.2 Deze maatregelen omvatten, voor zover passend:

• beveiligde accounts en sterke toegangsbeveiliging;
• beperking van toegang tot personen die de gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben;
• passende beveiliging van e-mail en digitale documentopslag;
• actuele software en beveiligingsmaatregelen;
• zorgvuldige selectie van leveranciers;
• afspraken over vertrouwelijkheid en gegevensbescherming;
• procedures voor beveiligingsincidenten en datalekken.

9.3 Geen enkele digitale verwerking is volledig zonder risico. Wie vermoedt dat persoonsgegevens onvoldoende zijn beveiligd of dat sprake is van misbruik, kan dit melden via info@dezorgmakers.com.

ZorgMakers neemt geen besluiten die rechtsgevolgen hebben of betrokkenen anderszins in aanmerkelijke mate treffen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering.

Beoordelingen en selectiebeslissingen vinden plaats met menselijke tussenkomst.

11.1 Een betrokkene heeft, voor zover de AVG dit recht in de betreffende situatie toekent, het recht om:

• inzage te vragen in de persoonsgegevens die ZorgMakers verwerkt;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren of aanvullen;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking die is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang;
• ontvangen persoonsgegevens over te dragen of in een gangbaar, machineleesbaar formaat te ontvangen;
• een gegeven toestemming op ieder moment in te trekken;
• informatie te ontvangen over een eventuele internationale doorgifte;
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11.2 Een verzoek kan worden ingediend via info@dezorgmakers.com. Vermeld daarbij duidelijk op welk recht het verzoek betrekking heeft.

11.3 ZorgMakers reageert in beginsel binnen één maand na ontvangst. Wanneer een verzoek complex is of meerdere verzoeken tegelijk worden gedaan, kan deze termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. ZorgMakers informeert de betrokkene dan binnen de eerste maand over de verlenging en de reden daarvan.

11.4 ZorgMakers kan aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker vast te stellen. ZorgMakers vraagt daarbij niet om meer gegevens dan noodzakelijk.

Een eventueel aangeleverde kopie van een identiteitsdocument moet pasfoto, BSN en documentnummer onleesbaar maken, tenzij een van deze gegevens in het concrete geval strikt noodzakelijk is.

11.5 Het uitoefenen van privacyrechten is in beginsel kosteloos. Bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kan ZorgMakers handelen zoals de AVG toestaat.

12.1 Wie een vraag of klacht heeft over de verwerking van persoonsgegevens, kan eerst contact opnemen met ZorgMakers via info@dezorgmakers.com, zodat ZorgMakers de klacht kan onderzoeken en waar mogelijk oplossen.

12.2 Een betrokkene heeft daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie staat op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

13.1 ZorgMakers gebruikt uitsluitend technisch noodzakelijke cookies die nodig zijn om de website goed en veilig te laten functioneren.

13.2 Voor strikt noodzakelijke cookies is geen voorafgaande toestemming vereist.

Wanneer ZorgMakers in de toekomst analytische, voorkeurs- of marketingcookies gaat gebruiken, zal ZorgMakers deze privacyverklaring en, indien nodig, haar cookievoorziening aanpassen en vooraf toestemming vragen waar de wet dat vereist.

14.1 ZorgMakers kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer haar dienstverlening, systemen of de toepasselijke wetgeving verandert.

14.2 De actuele versie wordt gepubliceerd op www.dezorgmakers.com. Bovenaan de privacyverklaring staat de datum van de laatste wijziging.

14.3 Wanneer een wijziging belangrijke gevolgen heeft voor betrokkenen, zal ZorgMakers hen daarover informeren wanneer dat redelijkerwijs noodzakelijk is.

Vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gestuurd naar:

ZorgMakers B.V.

E-mail: info@dezorgmakers.com

Website: www.dezorgmakers.com

KvK-nummer: 42098891